Online-Reservierung fürs Restaurant: Brauchen Sie ein Buchungssystem?

Der wichtigste Knopf auf der Webseite eines Restaurants heißt "Tisch reservieren". Sobald es darum geht, diesen Knopf einzurichten, taucht aber sofort die Frage auf: Brauche ich dafür ein richtiges Buchungssystem, melde ich mich bei einem der großen Reservierungsportale an, oder reicht am Ende eine Telefonnummer und ein kurzes Formular?

Wir bauen Webseiten für lokale Betriebe und bekommen diese Frage oft. Die ehrliche Antwort ist: Das kommt darauf an, und für die meisten kleinen Lokale ist die einfachste Lösung auch die beste. Hier ist der nüchterne Vergleich, ohne dass Ihnen jemand etwas verkaufen will, das Sie nicht brauchen.

Die drei Wege zur Reservierung

1. Telefon und ein einfaches Formular

Die schlichteste Variante: eine auf dem Handy antippbare Telefonnummer, gut sichtbar auf jeder Seite, plus ein kurzes Formular (Name, Datum, Uhrzeit, Personenzahl), das eine E-Mail an Sie schickt. Sie tragen die Reservierung so ein, wie Sie es heute schon tun, nur dass der Gast nicht mehr zur Öffnungszeit anrufen muss. Keine laufenden Kosten, keine Gebühr pro Gast, kein weiteres Tool, das Sie pflegen müssen.

2. Ein eigenständiges Buchungssystem

Spezielle Reservierungssysteme verwalten Ihre Tische, schicken automatisch Bestätigungen und Erinnerungen, können Anzahlungen verlangen und zeigen Ihnen, wie ausgelastet ein Abend schon ist. Das ist praktisch, kostet aber je nach Anbieter und Funktionsumfang meist zwischen rund 30 und über 100 Euro im Monat und bedeutet ein zusätzliches Programm, das eingerichtet und gepflegt werden will.

3. Ein Reservierungsportal

Die bekannten Portale (etwa OpenTable, Quandoo oder Resmio) bringen zusätzlich Reichweite: Gäste finden Sie auch über das Portal selbst. Der Haken: Diese Reichweite hat ihren Preis. Viele Portale verlangen eine Gebühr pro vermitteltem Gast, stellen ihre eigene Marke in den Vordergrund und der Gast gehört am Ende eher dem Portal als Ihnen.

Wann reicht Telefon und Formular?

Für die allermeisten kleinen, inhabergeführten Restaurants, Gasthöfe und Cafés ist die einfache Lösung völlig ausreichend. Wenn Sie Reservierungen heute am Telefon und in einem Buch oder Kalender verwalten und das gut funktioniert, dann ändert ein teures System daran wenig. Es nimmt Ihnen die Übersicht nicht ab, es kostet nur Geld. Der eigentliche Gewinn ist schon erreicht, sobald der Gast jederzeit reservieren kann, auch um 23 Uhr vom Sofa aus, ohne anzurufen.

Wann lohnt sich ein echtes System?

Es gibt klare Fälle, in denen sich ein vollwertiges Buchungssystem rechnet:

• Hohes Reservierungsaufkommen. Wenn an einem Abend dutzende Tische über die Seite gebucht werden, hilft eine automatische Tischverwaltung wirklich.
• Viele No-Shows. Wer regelmäßig auf leeren reservierten Tischen sitzen bleibt, kann mit einer kleinen Anzahlung oder Kreditkarten-Hinterlegung gegensteuern. Das geht nur mit einem System.
• Mehrere Standorte oder Eventgastronomie. Sobald es komplexer wird, ist eine zentrale Verwaltung Gold wert.

In all diesen Fällen ist das System eine sinnvolle Investition. Der Fehler ist nur, es zu kaufen, bevor man es braucht.

Die Provisionsfalle der Portale

Reservierungsportale klingen verlockend, weil sie Reichweite versprechen. Rechnen Sie aber ehrlich nach: Wenn ein Portal pro vermitteltem Gast eine Gebühr nimmt, zahlen Sie auch für Gäste, die Sie ohnehin gefunden hätten. Wer Ihren Namen googelt und auf dem Portal landet, hätte genauso gut direkt auf Ihrer Seite reservieren können, kostenlos. Deshalb gilt: Machen Sie die Reservierung über die eigene Webseite zum Hauptweg. Ein Portal kann eine Ergänzung sein, es sollte aber nicht der einzige Weg zum Tisch sein, denn sonst gehört Ihr Gast dem Portal.

Worauf es wirklich ankommt

Egal, für welchen Weg Sie sich entscheiden, am Ende entscheiden ein paar einfache Dinge darüber, ob aus einem Besucher eine Reservierung wird:

• Der Reservieren-Knopf ist auf jeder Seite sichtbar, nicht in einem Untermenü versteckt.
• Die Telefonnummer ist auf dem Handy direkt antippbar.
• Der Gast bekommt eine Bestätigung, weiß also, dass seine Anfrage angekommen ist.
• Die Öffnungszeiten stimmen, sonst reserviert niemand für einen Ruhetag.
• Alles funktioniert schnell und auf dem Handy, denn dort kommen die meisten Gäste an.

So bieten Sie die Online-Reservierung an (in vier Schritten)

Wenn bei Ihnen bisher nur telefonisch reserviert wird, kommen Sie in vier überschaubaren Schritten zu einer echten Online-Reservierung, ohne gleich ein teures System zu abonnieren:

1. Den Reservieren-Knopf sichtbar machen. Er gehört gut sichtbar in den oberen Bereich jeder Seite und auf dem Handy als antippbare Schaltfläche, nicht in ein Untermenü.
2. Ein schlankes Formular anlegen. Name, Datum, Uhrzeit, Personenzahl, Telefonnummer und ein Feld für Wünsche. Mehr Felder braucht es nicht, jedes zusätzliche kostet Reservierungen.
3. Dafür sorgen, dass die Anfrage Sie erreicht. Das Formular schickt eine E-Mail an Sie, und der Gast bekommt sofort eine Bestätigung auf dem Bildschirm, damit er weiß, dass alles angekommen ist.
4. Den Datenschutz sauber halten. Ein kurzer Hinweis direkt am Formular plus die Datenschutzerklärung, weil Sie personenbezogene Daten entgegennehmen.

Erst wenn Sie merken, dass diese Formular-Lösung an ihre Grenzen stößt, etwa bei sehr vielen No-Shows oder einem hohen Reservierungsaufkommen, lohnt der Umstieg auf ein vollwertiges Buchungssystem. Vorher zahlen Sie für Technik, die Sie noch nicht brauchen.

Unser Ansatz

Wir bauen die Reservierung direkt in Ihre Webseite ein: eine antippbare Telefonnummer und ein schlankes Formular, das die Anfrage als E-Mail zu Ihnen bringt. Kein Zwang zu einem teuren Abo, keine Gebühr pro Gast. Wenn Sie wirklich ein vollwertiges Buchungssystem brauchen, binden wir ein passendes Werkzeug ein, statt Sie in eines hineinzudrängen, das Sie nicht ausnutzen. Sie sollen für das zahlen, was Ihnen Gäste bringt, nicht für Technik, die nur gut aussieht.

Die Kurzfassung

• Kleines, inhabergeführtes Lokal? Telefon plus ein Formular reicht fast immer.
• Ein eigenständiges System (ca. 30 bis 100+ Euro im Monat) lohnt sich bei viel Aufkommen, No-Shows oder mehreren Standorten.
• Reservierungsportale bringen Reichweite, kosten aber pro Gast und stellen ihre Marke vor Ihre.
• Wichtigster Punkt unabhängig vom Weg: ein sichtbarer, antippbarer Reservieren-Knopf auf dem Handy.
• Machen Sie die eigene Webseite zum Hauptweg zur Reservierung, dann bleibt der Gast Ihr Gast.

Häufige Fragen

Braucht ein kleines Restaurant ein Online-Buchungssystem?+

Für die meisten kleinen, inhabergeführten Lokale nicht. Eine auf dem Handy antippbare Telefonnummer und ein kurzes Reservierungsformular, das eine E-Mail an den Wirt schickt, decken den allergrößten Teil der Reservierungen ab. Ein vollwertiges Buchungssystem lohnt sich erst bei hohem Reservierungsaufkommen, vielen No-Shows oder mehreren Standorten.

Was kostet ein Reservierungssystem fürs Restaurant?+

Eigenständige Buchungssysteme kosten je nach Anbieter und Funktionsumfang meist zwischen rund 30 und über 100 Euro im Monat. Reservierungsportale werben oft mit einem günstigen Grundpreis, verlangen dann aber zusätzlich eine Gebühr pro vermitteltem Gast. Ein Reservierungsformular auf der eigenen Webseite verursacht dagegen keine Kosten pro Reservierung.

Reservierungsportal oder eigene Webseite, was ist besser?+

Reservierungsportale bringen Reichweite, stellen aber ihre eigene Marke in den Vordergrund, kosten pro Gast und der Gast gehört am Ende eher dem Portal als Ihnen. Eine Reservierung über die eigene Webseite ist günstiger, der Gast bleibt Ihr Gast und Sie sind nicht von einem Portal abhängig. Viele Lokale nutzen beides, machen die eigene Seite aber zum Hauptweg.

Wie biete ich als Restaurant Online-Reservierung an?+

In vier Schritten: einen gut sichtbaren, auf dem Handy antippbaren Reservieren-Knopf auf jede Seite, ein schlankes Formular (Name, Datum, Uhrzeit, Personenzahl, Telefonnummer), eine automatische E-Mail an Sie plus eine Bestätigung für den Gast, und ein kurzer Datenschutzhinweis am Formular. Ein teures Buchungssystem brauchen Sie dafür zunächst nicht, das lohnt sich erst bei hohem Aufkommen oder vielen No-Shows.

Kostet ein Reservierungsformular auf der eigenen Webseite eine Provision?+

Nein. Ein Formular auf Ihrer eigenen Webseite verursacht keine Gebühr pro Gast. Es ist Teil Ihrer Seite und einmal eingerichtet. Reservierungsportale nehmen dagegen häufig eine Provision pro vermitteltem Gast, die sich übers Jahr schnell auf mehrere hundert bis über tausend Euro summiert. Deshalb lohnt es sich, die eigene Seite zum Hauptweg der Reservierung zu machen.

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