Impressum und Datenschutz: Was rechtlich auf die Betriebs-Webseite muss

Eine eigene Webseite sieht heute schnell schick aus. Was dabei oft untergeht, sind die zwei Seiten, die in Deutschland rechtlich dazugehören: das Impressum und die Datenschutzerklärung. Genau diese beiden fehlen auf erstaunlich vielen kleinen Betriebs-Seiten, oder sie sind lückenhaft.

Wichtig vorab: Dieser Beitrag ist allgemeine Orientierung und keine Rechtsberatung. Er soll Ihnen ein Gefühl dafür geben, worum es geht und worauf Sie achten sollten. Für verbindliche Fragen zu Ihrem konkreten Fall ist ein Fachanwalt oder die IHK die richtige Adresse.

Warum die beiden Seiten Pflicht sind

In Deutschland braucht eine geschäftliche Webseite zwei Dinge. Erstens ein Impressum: die Impressumspflicht aus § 5 DDG (dem früheren TMG) trifft jeden Webseitenbetreiber, der geschäftlich auftritt. Zweitens eine Datenschutzerklärung, die sich aus der DSGVO ergibt. Beides gilt, sobald Ihre Seite geschäftlichen Zwecken dient, also praktisch immer, wenn Sie als Betrieb auftreten.

Ein fehlendes oder fehlerhaftes Impressum ist abmahnfähig. Das heißt, im Zweifel kann es zu einer kostenpflichtigen Abmahnung kommen. Und es gibt eine zweite, ganz praktische Seite: viele Besucher schauen aufs Impressum, gerade bevor sie Kontakt aufnehmen oder etwas buchen. Fehlt es, wirkt eine Seite schnell unseriös oder sogar wie eine Masche. Ein sauberes Impressum ist also nicht nur Pflicht, sondern auch ein Vertrauenssignal.

Ab wann und für wen die Pflicht gilt

Der häufigste Irrtum ist, die beiden Pflichtseiten erst später einzuplanen, etwa wenn der Betrieb „richtig läuft". Das ist zu spät. Impressum und Datenschutzerklärung gelten, sobald Ihre Seite öffentlich erreichbar ist und geschäftlichen Zwecken dient. Nicht ab einem bestimmten Umsatz, nicht ab der Eintragung, sondern ab dem Moment, in dem die Seite online steht und Sie als Betrieb auftreten.

Für die Praxis heißt das:

• Schon in der Gründungsphase. Sobald Sie geschäftlich nach außen auftreten, greift die Pflicht. Wer die Seite gleich beim Aufsetzen mit Impressum und Datenschutzerklärung versieht, muss in der hektischen Startphase nichts nachträglich reparieren.
• Auch eine Baustellen- oder Demnächst-Seite zählt. Steht öffentlich „Wir sind bald für Sie da" mit Ihrem Firmennamen, ist das bereits ein geschäftlicher Auftritt und braucht beide Angaben. Eine reine Platzhalterseite ist keine Ausnahme.
• Privat oder passwortgeschützt ist ausgenommen. Solange die Seite nur intern, im Testbetrieb oder hinter einem Passwort liegt, gilt die Pflicht noch nicht. Sie greift in dem Moment, in dem die Seite für alle erreichbar wird.
• Unabhängig von der Rechtsform. Ob Einzelunternehmen, Freiberufler oder GmbH, die Pflicht als solche besteht immer. Eine Webseite ist zwar für keine dieser Formen zwingend vorgeschrieben, aber sobald eine geschäftliche Seite existiert, braucht sie Impressum und Datenschutzerklärung. Nur welche Angaben ins Impressum gehören, unterscheidet sich je nach Form. Das gehen wir in Impressum nach Rechtsform, von der GmbH bis zum Einzelunternehmen Punkt für Punkt durch.

Was in ein Impressum gehört

Welche Angaben genau nötig sind, hängt von Ihrer Rechtsform und Ihrem Beruf ab. Im Kern geht es aber meist um diese Punkte:

• Name und Anschrift des Betreibers, also eine ladungsfähige Anschrift, kein Postfach.
• Kontaktmöglichkeit, in der Regel eine E-Mail-Adresse, oft zusätzlich eine Telefonnummer.
• Angaben zur Rechtsform, je nach Betrieb, zum Beispiel zur GmbH oder zur Eintragung im Handelsregister. Welche Angaben Ihre Rechtsform konkret verlangt, gehen wir in Impressum nach Rechtsform, von der GmbH bis zum Einzelunternehmen Punkt für Punkt durch.
• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.), sofern vorhanden.
• Aufsichtsbehörde oder Kammer bei bestimmten Berufen, etwa bei vielen Handwerksbetrieben oder freien Berufen.

Die genaue Liste auf den eigenen Fall herunterzubrechen ist der Teil, bei dem leicht etwas vergessen wird. Ein guter Impressum-Generator oder ein Profi hilft, das vollständig und korrekt zu bekommen, und für knifflige Fälle bleibt der Fachanwalt oder die IHK die verlässliche Quelle.

Freiberufler: Berufsbezeichnung und Kammer ins Impressum

Freiberufler haben eine Besonderheit, die im Impressum oft vergessen wird. Wer einen kammer- oder zulassungspflichtigen Beruf ausübt (etwa Arzt, Rechtsanwalt, Architekt oder Steuerberater), muss zusätzlich zu Name und Anschrift die Berufsbezeichnung und das Land, in dem sie verliehen wurde, ins Impressum aufnehmen. Dazu kommt die zuständige Berufskammer oder Aufsichtsbehörde sowie die einschlägigen berufsrechtlichen Regelungen. Freiberufler ohne Kammerpflicht (viele IT-Berater, Texter oder Grafiker) kommen oft mit den Grundangaben aus, sollten aber bei Unsicherheit die Kammer oder einen Fachanwalt fragen. Die vollständige Übersicht, welche Angaben welche Berufsgruppe und Rechtsform genau braucht, steht in unserem Beitrag Impressum nach Rechtsform.

Was die Datenschutzerklärung leisten muss

Die Datenschutzerklärung erklärt verständlich, welche Daten Ihre Seite erhebt und warum. Die DSGVO verlangt das, sobald personenbezogene Daten verarbeitet werden, und das passiert auf einer Webseite schneller, als man denkt. Typische Stellen, die abgedeckt sein müssen:

• Kontaktformular. Wer ein Formular ausfüllt, gibt Name, E-Mail und seine Nachricht ab, also personenbezogene Daten.
• Server-Logs. Schon der normale Aufruf einer Seite hinterlässt technische Daten beim Hosting, zum Beispiel die IP-Adresse.
• Eingebundene Dienste. Eine eingebettete Google-Karte, externe Schriftarten oder ein YouTube-Video laden Daten von Dritten und müssen entsprechend erwähnt werden.
• Statistik und Analyse. Wenn Sie messen, wie oft Ihre Seite besucht wird, gehört das ebenfalls hinein.

Ein häufiger Stolperstein sind genau diese eingebundenen Dinge: eine Google-Karte, Google Fonts direkt vom Server geladen, ein YouTube-Clip. Sie sind praktisch, ziehen aber Daten zu Dritten, und das muss in der Datenschutzerklärung sauber stehen.

Die Pflicht-Abschnitte der Datenschutzerklärung: Was eine lokale Betriebsseite abdecken muss

Für eine typische lokale Betriebsseite ohne Shop sind es meist fünf Abschnitte, die in der Datenschutzerklärung stehen müssen. Was Ihre Seite konkret tut, entscheidet den genauen Umfang. Als allgemeine Orientierung, nicht als rechtlich verbindliche Vorlage:

1. Verantwortlicher

Nennt, wer für die Datenverarbeitung verantwortlich ist: Name, ladungsfähige Anschrift und eine Kontaktmöglichkeit. In der Regel dieselben Angaben wie im Impressum.

2. Server-Logs und Hosting

Jeder Abruf Ihrer Seite hinterlässt technische Daten beim Hosting-Anbieter: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Abrufs, aufgerufene Seite, Browsertyp. Das ist technisch notwendig, muss aber erwähnt werden, inklusive des Hosting-Anbieters. Rechtsgrundlage ist in der Regel das berechtigte Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

3. Kontaktformular

Wer ein Kontaktformular ausfüllt, gibt Name, E-Mail und seine Nachricht ab. Der Abschnitt erklärt, welche Felder erhoben werden, wozu (Kontaktaufnahme beantworten), wie lange sie gespeichert bleiben und auf welcher Rechtsgrundlage: meistens die Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO oder das berechtigte Interesse.

4. Externe Dienste

Jeder eingebundene Drittdienst bekommt einen eigenen Unterabschnitt. Typische Kandidaten bei lokalen Betriebsseiten:

• Eingebettete Karten. Wer Google Maps direkt einbettet, überträgt bei jedem Seitenaufruf Daten an Google, auch ohne dass der Besucher auf die Karte klickt. Das muss in der Datenschutzerklärung stehen, inklusive der Datenübertragung in die USA. Eine datenschutzfreundliche Alternative ist die "Klick-zum-Laden"-Lösung: die Karte erscheint erst nach einem Klick, damit lädt kein Google-Cookie beim bloßen Aufruf der Seite.
• YouTube-Videos. Ein eingebettetes Video lädt beim Seitenaufruf Daten von Googles Servern, selbst wenn der Besucher es nicht abspielt. Datenschutzfreundlicher ist die erweiterte Datenschutzmodus-URL (youtube-nocookie.com) oder ein Vorschaubild mit Link.
• Schriftarten von Fremddiensten. Wer Schriften direkt von einem externen Server lädt, überträgt die IP-Adresse des Besuchers. Der saubere Weg ist die lokale Auslieferung: dann entfällt dieser Abschnitt vollständig.
• Buchungs- und Reservierungswidgets. Tools von Drittanbietern brauchen ihren eigenen Abschnitt, inklusive der Datenweitergabe an den jeweiligen Anbieter und dessen Datenschutzerklärung.

5. Rechte der Besucher

Die DSGVO gibt Ihren Besuchern Rechte gegenüber jedem, der ihre Daten verarbeitet. Diese müssen in der Datenschutzerklärung vollständig aufgelistet sein: Auskunft über gespeicherte Daten (Art. 15), Berichtigung falscher Daten (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21). Dazu kommt das Recht, sich bei der zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. In Deutschland ist das je nach Bundesland eine der Landesbehörden für Datenschutz.

Cookies und Einwilligung

Setzt Ihre Seite nicht notwendige Cookies oder lädt sie Tracker von Dritten, kann ein Cookie-Banner mit Einwilligung nötig werden. Umgekehrt hat es eine Seite leichter, die bewusst auf unnötige Tracker verzichtet: weniger Datenverarbeitung bedeutet weniger Aufwand und weniger Banner-Klickerei für Ihre Besucher. Wir bei Webfrisch halten die Statistik bewusst datensparsam und möglichst ohne Cookies, einfach weil es für alle Beteiligten angenehmer und sauberer ist.

Wo die beiden Seiten stehen müssen

Es reicht nicht, dass Impressum und Datenschutzerklärung irgendwo existieren. Sie müssen für Ihre Besucher auch leicht zu finden sein. Das Gesetz spricht davon, dass das Impressum leicht erkennbar und unmittelbar erreichbar sein muss. In der Praxis heißt das ganz konkret:

• Ein Link im Footer, auf jeder Unterseite. Der Standard ist ein schlichter Link unten auf der Seite, der auf jeder einzelnen Unterseite auftaucht. Ein Besucher soll das Impressum von überall aus mit einem Klick erreichen, nicht nur von der Startseite.
• Klar benannt. Der Link heißt einfach „Impressum" beziehungsweise „Datenschutz". Eine kreative Bezeichnung oder ein Punkt tief in einem Untermenü erfüllt die Anforderung nicht.
• Beide Seiten getrennt verlinkt. Impressum und Datenschutzerklärung sind zwei eigene Seiten mit zwei eigenen Links, nicht ein gemeinsamer Sammelpunkt.
• Auch auf dem Handy erreichbar. Der häufigste Stolperstein: Auf dem Smartphone rutschen die Footer-Links manchmal aus dem Blick oder ein Menü verdeckt sie. Da die meisten Besucher lokaler Betriebe vom Handy kommen, muss die Erreichbarkeit gerade dort stimmen.

Ein verstecktes Impressum ist einer der häufigsten Fehler überhaupt, und er ist unnötig, weil er sich mit einem sauberen Footer in fünf Minuten lösen lässt. Welche Formulierungen und Platzierungen sonst noch typisch schiefgehen, sammeln wir in Impressum nach Rechtsform unter den häufigen Fehlern.

Klingt nach viel, ist aber machbar

So aufgelistet wirkt das nach einer ganzen Menge. Für eine normale Betriebs-Webseite ist es in der Praxis aber gut zu bewältigen. Sie müssen kein Jurist werden. Wichtig ist nur, dass die beiden Seiten überhaupt da sind, vollständig und passend zu dem, was Ihre Seite tatsächlich tut.

Ein guter Anbieter richtet das mit Ihnen zusammen ein, statt Sie damit allein zu lassen. Bei uns gehören Impressum und Datenschutzerklärung zur Einrichtung dazu, und unsere Technik halten wir von vornherein datensparsam. So müssen Sie sich nicht selbst durch Generatoren und Formulierungen kämpfen, und für die wirklich verbindlichen Fragen verweisen wir ehrlich auf den Fachanwalt oder die IHK.

Vertiefung: die einzelnen Themen im Detail

Dieser Beitrag ist der Überblick. Zu den Punkten, bei denen bei lokalen Betrieben erfahrungsgemäß am häufigsten etwas fehlt oder schiefgeht, gibt es jeweils einen eigenen ausführlichen Beitrag.

• Impressum nach Rechtsform: was ein Einzelunternehmen, ein e.K., eine GbR, eine GmbH und eine UG jeweils angeben müssen, plus die Kammer-Angaben im zulassungspflichtigen Handwerk und der Sonderfall Gründungsphase.
• Pflichtangaben in geschäftlichen E-Mails: dieselben Angaben gelten auch für die E-Mail-Signatur, weil eine geschäftliche Mail rechtlich ein Geschäftsbrief ist. Die Lücke, die fast jeder Betrieb übersieht.
• Braucht mein Betrieb ein Cookie-Banner?: wann eine Einwilligung wirklich nötig ist und wann das Banner nur stört.
• Das Kontaktformular datenschutzkonform einrichten: der häufigste Weg, auf dem eine Betriebs-Webseite überhaupt personenbezogene Daten erhebt.
• Google Fonts und die Abmahnwelle: warum eingebundene Schriften ein Datenschutzproblem sein können und wie man sie lokal ausliefert.
• Google Analytics und die DSGVO: was Statistik auf einer kleinen Betriebsseite überhaupt bringt und welche Pflichten daran hängen.
• Bilder, Urheberrecht und das Recht am eigenen Bild: der zweite große Abmahngrund neben dem Impressum.
• AGB und Widerrufsrecht: wann eine lokale Betriebs-Webseite das zusätzlich braucht und wann nicht.

Die Kurzfassung

• Eine geschäftliche Webseite in Deutschland braucht zwei Pflichtseiten: ein Impressum (§ 5 DDG, früher TMG) und eine Datenschutzerklärung (DSGVO).
• Ein fehlendes oder falsches Impressum ist abmahnfähig und wirkt auf Besucher schnell unseriös.
• Ins Impressum gehören unter anderem Name und ladungsfähige Anschrift, Kontakt, Angaben zur Rechtsform und je nach Beruf die zuständige Kammer.
• Beide Seiten müssen leicht erreichbar sein: ein klar benannter Link im Footer, auf jeder Unterseite und auch auf dem Handy sichtbar.
• Die Datenschutzerklärung muss erklären, welche Daten die Seite erhebt: Kontaktformular, Server-Logs, eingebundene Karten, Schriften, Videos und jede Statistik.
• Datensparsam und ohne unnötige Tracker zu arbeiten macht vieles einfacher. Bei Webfrisch sind die Rechtsseiten Teil der Einrichtung.
• Dieser Beitrag ist allgemeine Orientierung und keine Rechtsberatung. Verbindlich klärt das ein Fachanwalt oder die IHK.

Häufige Fragen

Braucht meine Betriebs-Webseite zwingend ein Impressum?+

Ja. In Deutschland gilt für geschäftliche Webseiten eine Impressumspflicht nach § 5 DDG (früher TMG). Sobald eine Seite geschäftlichen Zwecken dient, braucht sie ein vollständiges und korrektes Impressum. Ein fehlendes oder fehlerhaftes Impressum ist abmahnfähig. Im Zweifel klärt ein Fachanwalt oder die IHK, welche Angaben in Ihrem konkreten Fall genau nötig sind.

Was passiert, wenn das Impressum fehlt oder falsch ist?+

Zwei Dinge. Rechtlich ist ein fehlendes oder fehlerhaftes Impressum abmahnfähig, das heißt es kann zu einer kostenpflichtigen Abmahnung führen. Und ganz praktisch: viele Besucher achten auf das Impressum. Fehlt es, wirkt eine Seite schnell unseriös oder sogar wie eine Betrugsmasche. Beides lässt sich mit einer korrekten Seite leicht vermeiden.

Wo muss das Impressum auf der Webseite stehen?+

Es muss leicht erkennbar und unmittelbar erreichbar sein. In der Praxis erfüllt das ein schlichter Link „Impressum" im Footer, der auf jeder Unterseite auftaucht, sodass Besucher ihn von überall mit einem Klick erreichen. Die Datenschutzerklärung bekommt einen eigenen, getrennten Link daneben. Wichtig ist, dass beides auch auf dem Handy sichtbar bleibt, weil die meisten Besucher lokaler Betriebe vom Smartphone kommen. Ein verstecktes oder kreativ benanntes Impressum erfüllt die Anforderung nicht.

Kümmert sich Webfrisch um Impressum und Datenschutz?+

Ja. Bei uns gehören Impressum und Datenschutzerklärung zur Einrichtung dazu, wir richten beide Seiten gemeinsam mit Ihnen ein und halten unsere Technik datensparsam und möglichst ohne unnötige Tracker. Für verbindliche rechtliche Fragen empfehlen wir trotzdem einen Fachanwalt oder die IHK, denn dieser Beitrag ist allgemeine Orientierung und keine Rechtsberatung.

Ist eine Webseite für eine GmbH Pflicht?+

Nein, eine GmbH muss gesetzlich nicht zwingend eine Webseite haben. Pflicht wird erst der Inhalt, sobald eine Seite online steht und geschäftlich genutzt wird. Dann braucht sie ein Impressum und eine Datenschutzerklärung. Bei einer GmbH gehören ins Impressum zusätzlich die Angaben aus dem Handelsregister, also Registergericht, Handelsregisternummer (HRB) und die vertretungsberechtigten Geschäftsführer. Welche Pflichtangaben je nach Rechtsform genau nötig sind, steht ausführlich in unserem Beitrag Impressum nach Rechtsform.

Brauche ich Impressum und Datenschutz schon in der Gründungsphase?+

Sobald Ihre Seite öffentlich erreichbar ist und geschäftlichen Zwecken dient, gelten Impressums- und Datenschutzpflicht, auch in der Gründungsphase und selbst bei einer schlichten Baustellen- oder Demnächst-Seite. Solange die Seite nur privat oder passwortgeschützt ist, greift die Pflicht noch nicht. Sobald sie live geht, sollten beide Seiten stehen. Praktischer Tipp: richten Sie Impressum und Datenschutzerklärung gleich beim Aufsetzen der Seite mit ein, dann wird in der Startphase nichts übersehen.

Was muss ein Freiberufler im Impressum seiner Webseite angeben?+

Freiberufler brauchen wie alle Webseitenbetreiber Name, ladungsfähige Anschrift und eine Kontaktmöglichkeit im Impressum. Dazu kommt für viele freie Berufe die Berufsbezeichnung und das Land, in dem sie verliehen wurde, sowie die zuständige Berufskammer oder Aufsichtsbehörde und die anwendbaren Berufsrechtsregelungen, sofern der Beruf kammer- oder zulassungspflichtig ist. Typische Beispiele sind Ärzte, Rechtsanwälte, Architekten und Steuerberater. Nicht-kammerpflichtige Freiberufler wie viele IT-Berater oder Texter kommen oft mit den Grundangaben aus. Im Zweifel klärt die jeweilige Kammer oder ein Fachanwalt, welche Angaben für den konkreten Beruf nötig sind.

Kann ich Impressum und Datenschutzerklärung auf einer gemeinsamen Seite zusammenfassen?+

Rechtlich ist das möglich, aber nicht empfehlenswert. Das Gesetz verlangt, dass Impressum und Datenschutzerklärung jeweils leicht erkennbar und unmittelbar erreichbar sind. In der Praxis bedeutet das, dass beide einen eigenen, klar benannten Link im Footer brauchen. Zeigen beide Links auf dieselbe Seite, ist das zwar technisch umsetzbar, aber riskant: Besucher und Behörden erwarten getrennte Dokumente, und Suchmaschinen bevorzugen eindeutige Seitenstrukturen. Sauber und risikolos ist die Variante mit zwei getrennten Seiten, jeweils mit dem einfachen, klar benannten Link im Footer.

Wo kann ich eine kostenlose Datenschutzerklärung für meine Webseite erstellen?+

Für eine einfache Betriebsseite ohne Shop gibt es kostenlose Generatoren im Netz, die eine DSGVO-konforme Datenschutzerklärung erstellen, indem Sie Ihre Seite und die eingebundenen Dienste beschreiben. Die Ergebnisse sind ein guter Ausgangspunkt, aber kein Generator kennt automatisch alles, was Ihre Seite tut. Prüfen Sie das Ergebnis daher immer gegen die Realität: jeder externe Dienst, jedes Formular, jede Analysemethode muss im Text erwähnt sein. Was der Generator nicht kennt, fehlt. Für verbindliche Rechtsfragen bleibt ein Fachanwalt oder die IHK die richtige Anlaufstelle, denn ein Generator ist kein Ersatz für rechtliche Beratung.

Wie oft muss ich die Datenschutzerklärung meiner Webseite aktualisieren?+

Immer dann, wenn sich etwas an der Datenverarbeitung auf Ihrer Seite ändert. Ein neues Kontaktformular, ein eingebettetes Video, ein Reservierungswidget, ein Wechsel des Hosting-Anbieters: jede neue Datenverarbeitung muss in der Datenschutzerklärung stehen, bevor sie aktiv ist. Mindestens einmal im Jahr lohnt eine Durchsicht, ob der Text noch stimmt und ob sich gesetzliche Anforderungen oder Leitlinien der Aufsichtsbehörden geändert haben. Bei Webfrisch prüfen wir die technische Seite unserer Webseiten regelmäßig und halten sie datensparsam, damit unsere Kunden möglichst selten nachbessern müssen.

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